GENERALIDADES

Las políticas y términos se definen de conformidad con la entrada en vigencia de la Ley Estatutaria 1581 de 2012, la cual tiene por objeto dictar las disposiciones generales para la protección de datos personales y desarrollar el derecho constitucional que tienen todas las personas a conocer, actualizar y rectificar la información que se hayan recogido sobre ellas en bases de datos o archivos, así como el derecho a la información; por tanto, JASTEC S.A.S. teniendo en cuenta su condición de responsable del tratamiento de datos de carácter personal, se permite formular el presente texto en aras de dar efectivo cumplimiento a dicha normatividad, y en especial para la atención de consultas y reclamos acerca del tratamiento de los datos de carácter personal que recoja y maneje.

El derecho al Hábeas Data es aquel que tiene toda persona de conocer, actualizar y rectificar la información que se haya recogido sobre ella en archivos y bancos de datos de naturaleza pública o privada, y les garantiza a todos los ciudadanos poder de decisión y control sobre su información personal. Por tanto, JASTEC S.A.S. acoge tales disposiciones teniendo en cuenta que, para el desarrollo de su objeto social, continuamente está recopilando y efectuando diversos tratamientos a bases de datos tanto de clientes, accionistas, proveedores, aliados comerciales y empleados.

La presente se irá ajustando en la medida en que se vaya reglamentando la normatividad aplicable.

OBJETIVO GENERAL

Garantizar la reserva, la seguridad y el tratamiento que se le dará a la información de clientes, proveedores, empleados y terceros de quienes JASTEC S.A.S. ha obtenido legalmente información, y datos personales conforme a los lineamientos establecidos por la ley regulatoria del derecho al Habeas Data. Así mismo, a través de la expedición de la presente política se da cumplimiento a lo previsto en el literal K del artículo 17 de la referida ley.

Definiciones

1. Autorización: consentimiento que, de manera previa, expresa e informada emite el titular de algún dato personal para que la compañía lleve a cabo el tratamiento de sus datos personales.
2. Titular: persona natural cuyos datos son objeto de tratamiento por parte de la compañía.
3. Base de datos: conjunto de datos personales.
4. Dato personal: información que está vinculada a una persona. Es cualquier pieza de información vinculada a una o varias personas determinadas, o datos personales que puedan asociarse con una persona natural o jurídica. Los datos personales pueden ser públicos, semiprivados o privados.
5. Tratamiento: cualquier operación o conjunto de operaciones de recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión sobre datos personales.
6. Encargado del tratamiento: persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realiza algún tratamiento sobre datos personales.
7. Responsable del tratamiento: persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el tratamiento de los datos.
8. Dato público: Es aquel dato calificado como tal según los mandatos de la ley o de la Constitución Política. Son públicos, entre otros, los datos contenidos en documentos públicos, sentencias judiciales ejecutoriadas que no estén sometidas a reserva y los relativos al estado civil de las personas.
9. Dato semiprivado: Es semiprivado el dato que no tiene naturaleza íntima, reservada, ni pública, y cuyo conocimiento o divulgación puede interesar no sólo a su titular sino a cierto sector o grupo de personas o a la sociedad en general, como el dato financiero y crediticio de actividad comercial.
10. Dato privado: Es el dato que por su naturaleza íntima o reservada sólo es relevante para el titular.
11. Dato sensible: aquellos relacionados con el origen racial o étnico, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales o de derechos humanos, convicciones políticas, religiosas, de la vida sexual, biométricos o datos de la salud. Esta información podrá no ser otorgada por el Titular de estos datos.
12. Aviso de privacidad: Política de Información y Datos Personales, documento electrónico generado por el responsable del tratamiento, que es puesto a disposición del titular con la información relativa a la existencia de las políticas de tratamiento de información que le serán aplicables.

Derechos de los titulares de los Datos Personales

Todo proceso que conlleve el tratamiento de datos personales por parte de cualquier área de la compañía , de clientes, proveedores, empleados y en general cualquier tercero con el cual JASTEC S.A.S. sostenga relaciones comerciales y laborales, deberá tener en cuenta e informarle de manera expresa y previa, por cualquier medio del cual se pueda conservar una constancia de su cumplimiento, los derechos que le asisten, los cuáles se enuncian a continuación:

1. Derecho a conocer, actualizar, rectificar, consultar sus datos personales en cualquier momento frente a JASTEC S.A.S.
2. Derecho a solicitar en cualquier momento una prueba de la autorización otorgada a JASTEC S.A.S.
3. Derecho a ser informado por JASTEC S.A.S. previa solicitud del titular de los datos, respecto del uso que le ha dado a los mismos.
4. Derecho a presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio las quejas que considere pertinentes para hacer valer su derecho al Habeas Data frente a la compañía.
5. Derecho a revocar la autorización y/o solicitar la supresión de algún dato cuando considere que JASTEC S.A.S. no ha respetado sus derechos y garantías constitucionales.
6. Derecho a acceder en forma gratuita a los datos personales que voluntariamente decida compartir con JASTEC S.A.S, para lo cual la compañía se apoya en la Política de Información y Manejo de Datos Personales. Gerencia se encarga de conservar y archivar de forma segura y confiable los formatos de autorización de cada uno de los titulares de datos personales debidamente otorgadas.

Tratamiento de los datos que no requiere autorización:

1. Cuando se trate de datos de naturaleza pública debido a que éstos no son protegidos por el ámbito de aplicación de la norma.
2. Eventos de urgencia médica o sanitaria debidamente comprobadas.
3. En aquellos eventos donde la información sea autorizada por la ley para cumplir con fines históricos, estadísticos y científicos.
4. Cuando se trate de datos relacionados con el registro civil de las personas debido a que esta información no es considerada como un dato de naturaleza privada.

Información que puede ser entregada sin  autorización de los titulares de los datos a:

1. A los titulares de los datos, sus herederos o representantes en cualquier momento y a través de cualquier medio cuando así lo soliciten a JASTEC S.A.S.
2. A las entidades judiciales o administrativas en ejercicio de funciones que eleven algún requerimiento a la compañía para que le sea entregada la información.
3. A los terceros que sean autorizados por alguna ley de la república de Colombia.

 Deberes respecto a los titulares de los datos

JASTEC S.A.S. reconoce que los datos personales son propiedad de sus titulares, y que únicamente tales personas podrán decidir sobre éstos. En tal sentido, hará uso exclusivo para aquellas finalidades para las que sea facultado en los términos de la ley, y en aras de lo anterior, se permite informar los deberes que asume en su calidad de responsable del tratamiento:

1. A través del formato vigente obtiene del tercero la autorización expresa para el tratamiento de los datos.
2. Informará de manera clara y expresa a sus clientes, empleados, proveedores y terceros en general, la finalidad de dicho tratamiento, a través de la publicación de esta política en la página web www.jastec.com.co, el envío de mensajes de texto, a través de correo, entre otros.
3. Se informará a los titulares de los datos para cada caso, el carácter facultativo de responder y otorgar la respectiva información solicitada.
4. Para comunicación con el responsable del manejo y tratamiento de los datos, a través de línea de atención (57) 1 877 57 17 y el correo electrónico info@jastec.com.co.
5. Se garantiza al titular de la información, el pleno y efectivo ejercicio del derecho al hábeas data y de petición, es decir, la posibilidad de conocer la información que sobre él exista o repose en el banco de datos, solicitar la actualización o corrección de datos y tramitar consultas, todo lo cual se realizará por los mecanismos previstos en la presente política.
6. Conservar con la debida seguridad los registros de datos personales almacenados para impedir su deterioro, pérdida, alteración, uso no autorizado o fraudulento, y realizar periódica y oportunamente la actualización y rectificación de los datos, cada vez que los titulares de estos le reporten novedades o solicitudes.

Finalidades en la captura, uso y tratamiento de datos personales

JASTEC S.A.S. en el desarrollo de su objeto social y sus relaciones con terceros, entiéndase por estos clientes, empleados y proveedores, recopila datos para llevar a cabo diversas finalidades y usos dentro de los cuales se pueden enmarcar:

• Fines administrativos, comerciales, promocionales, informativos, de mercadeo y ventas.
• Ofrecer todo tipo de servicios comerciales; así como realizar campañas de promoción, marketing y publicidad.
• Conocimiento más cercano con todos sus clientes, proveedores, empleados y terceros vinculados.

En relación con lo anterior, JASTEC S.A.S. podrá ejecutar las siguientes acciones:

1. Obtener, almacenar, compilar, intercambiar, actualizar, recolectar, procesar, reproducir y/o disponer de los datos o información parcial o total, de aquellos titulares que le otorguen la debida autorización en los términos exigidos por la ley, y en los formatos que para cada caso estime convenientes.
2. Clasificar, ordenar, separar la información suministrada por el titular de los datos.
3. Efectuar investigaciones, comparar, verificar y validar los datos que obtenga en debida forma con centrales de riesgo crediticio con las cuales se tengan relaciones comerciales.
4. Extender la información que obtenga en los términos de la ley de habeas data, a las empresas con las que contrata los servicios de captura, almacenamiento y manejo de sus bases de datos previas las debidas autorizaciones que en ese sentido obtenga.
5. Transferir los datos o información parcial o total a sus filiales, comercios, empresas y/o entidades afiliadas y aliados estratégicos.

A efectos de llevar a cabo los fines anteriormente mencionados, JASTEC S.A.S. requiere de manera libre, previa, expresa y debidamente informada de la autorización por parte de los titulares de los datos y para ello ha dispuesto mecanismos idóneos, garantizando para cada caso que sea posible verificar el otorgamiento de dicha autorización. La misma podrá constar en cualquier medio, bien sea un documento físico, electrónico o en cualquier formato que garantice su posterior consulta a través de herramientas técnicas, tecnológicas y desarrollos de seguridad informática.

La autorización es una declaración que informa al titular de los datos la siguiente información:

• Quien es el responsable o encargado de recopilar la información
• Datos recopilados
• Finalidades del tratamiento
• Procedimiento para el ejercicio de los derechos de acceso, corrección, actualización o supresión de datos
• Información sobre recolección de datos sensibles

Procedimiento para el trámite de reclamos o solicitudes

Toda solicitud, petición, queja o reclamo (PQR) que sea presentada a JASTEC S.A.S respecto al manejo y tratamiento dado, será resuelta de conformidad con la ley regulatoria al derecho al habeas data y será tramitado bajo las siguientes reglas:

1. La petición o reclamo se formulará mediante “Formato Único Para Presentar PQRS” código PQR-002 en la versión 4- del 26FEB2020 el cual se encuentra disponible a descargar en la página web www.jastec.com.co, donde se informa el procedimiento para recepción de estas solicitudes, acompañando con los documentos de soporte que se quieran hacer valer. En caso que el escrito resulte incompleto, la compañía solicitará al interesado para que subsane las fallas dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción del reclamo.
2. Transcurridos dos meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido de la reclamación o petición.
3. Una vez recibida la petición o reclamo completo, la compañía incluirá en el registro individual en un término no mayor a dos (2) días hábiles una leyenda que diga «reclamo en trámite» y la naturaleza de este. Dicha información deberá mantenerse hasta que el reclamo sea decidido.
4. El solicitante recibirá una respuesta dentro de los diez (10) días hábiles siguientes contados a partir de la fecha en la cual ha tenido conocimiento efectivo de la solicitud.
5. Cuando no fuere posible atender la petición dentro de dicho término, se informará al interesado, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá su petición, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

Consultas

La Política de Información y Manejo de Datos Personales por parte JASTEC S.A.S. y los derechos básicos que los titulares de los datos tienen en relación con la misma podrán ser consultados a través de los siguientes medios:

Correo disponible info@jastec.com.co, asunto Consulta Política de Información y Manejo de Datos Personales. Política publicada en www.jastec.com.co

Si dentro de los diez (10) días señalados, no fuere posible para la compañía atender la consulta, el área correspondiente deberá informar al interesado, los motivos de la demora e indicarle la fecha en que se atenderá la misma, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

Responsable del Tratamiento

JASTEC S.A.S. Tiene la calidad de responsable y encargado del tratamiento. A través de la presente política se permite informar sus datos de identificación: Razón social: JASTEC S.A.S NIT: 900.652.566-9 Domicilio principal:  Cota – Cundinamarca. Dependencia Responsable: Dirección Administrativa Email de atención para peticiones, consultas y reclamos: pqrs@jastec.com.co. línea de atención (+57) 601 877 57 17